Staňte se virtuální asistentkou a buďte paní svého času

Co virtuální asistentka vlastně dělá?

Virtuální asistentka je v podstatě pravou rukou podnikatelů, manažerů a firem, kteří potřebují pomoc s administrativou a dalšími úkoly. S ní se stanete paní svého času a můžete si vydělat pěkné peníze. Rozdíl je v tom, že virtuální asistentka pracuje na dálku, obvykle z domova, a se svými klienty komunikuje převážně online.

Pracovní náplň virtuální asistentky často zahrnuje:

• administrativu – například tvorba dokumentů, tabulek a prezentací, správa e-mailové schránky, plánování schůzek, vyřizování telefonátů, fakturace a další administrativní úkony,
• marketing – na starost dostanete správu sociálních sítí, tvorbu obsahu na web a blog, e-mail marketing, online reklamu a další marketingové aktivity,
• správu zákaznické podpory – pokryjete komunikaci se zákazníky prostřednictvím e-mailu, chatu nebo telefonu, budete řešit dotazy a stížnosti.

Konkrétní náplň práce se liší podle požadavků a potřeba klienta i vaší specializace. Pokud rozumíte například účetnictví, můžete mít na starosti účetní program. Běžně si ale vystačíte i se základy, jako je tvorba tabulek a prezentací.

Jaké dovednosti a vlastnosti jsou potřeba?

Dobrá virtuální asistentka by měla být organizovaná, zodpovědná a samostatná. Důležitý je time management, díky němuž dokážete efektivně plánovat čas a dodržovat termíny. Jako maminka na mateřské či žena v domácnosti byste s tím neměla mít problém.

Nezbytná je znalost práce s počítačem jak s běžnými kancelářskými programy (Word, Excel, PowerPoint, Google Docs), tak s online nástroji pro komunikaci (e-mail, Skype, Zoom) a správu projektů (Asana, Trello). Velkou výhodou je znalost cizích jazyků, zejména angličtina a němčina.

Jak se stát dobrou virtuální asistentkou?

Cesta k profesi virtuální asistentky je jednoduchá. Neexistuje žádné specifické vzdělání, které byste musely mít. Důležitější jsou vaše skutečné dovednosti a zkušenosti. Pokud jste pracovaly jako asistentka v kanceláři, máte velkou výhodu. Pokud ne, nezoufejte. Existuje spousta online kurzů a školení, kde se naučíte vše potřebné.

10 tipů od experta

Dlouholetá virtuální asistentka Jitka se s námi podělila o 10 tipů a triků:

“Práce v soukromém sektoru mě vyčerpávala, a tak jsem se rozhodla pro změnu. Mám ráda kontrolu nad svým časem a nemám ráda brzké vstávání. Díky praxi v administrativě jsem se rozhodla stát na vlastních nohou. První klienti přinesli úkoly nejen z administrativy, ale i z marketingu. Přestože, jsem se s marketingem setkala už jako zaměstnanec, nyní  mi toto spojení dává větší smysl. Rozhodla jsem se pro rekvalifikaci a získala certifikaci specialisty marketingu. Mám pro Vás 10 tipů, jak se to může povést i vám.”

1. Najděte, v čem vynikáte: Zvolte si specializaci, která vám jde nejlépe a zvyšuje vaši hodnotu. Díky tomu budete moci nabízet unikátní a ceněné služby.
2. Vytvořte si profesionální profil: Sepište si podrobný životopis a portfolio. Udržujte silnou online přítomnost, aby vás potenciální klienti snadno našli.
3. Investujte do nástrojů a vzdělání: Používejte užitečné nástroje jako Trello a Asana a absolvujte online kurzy. Budete tak efektivnější a budete mít přehled o novinkách v oboru.
4. Vytvořte si ideální pracovní prostředí: Mějte pracovní prostor bez rušivých vlivů, vybavený kvalitními pomůckami a softwarem. To vám pomůže lépe se soustředit a být produktivní.
5. Spravujte svůj čas: Používejte kalendáře a nástroje pro řízení projektů. Stanovte si jasné pracovní hodiny, abyste lépe plánovali a dodržovali termíny.
6. Budujte kontakty: Připojte se k online fórem a profesionálním skupinám, účastněte se virtuálních networkingových akcí. Získáte tak nové kontakty a příležitosti pro spolupráci.
7. Získejte nové klienty: Využívejte freelance platformy jako navolnenoze.cz a oslovujte firmy osobně. Rozšíříte si tak okruh potenciálních klientů a zvýšíte šance na získání zakázek.
8. Mějte jasno ve smlouvách a platbách: Vždy používejte smlouvy a sledujte platby pomocí fakturačního softwaru. To vám zajistí jasné podmínky spolupráce a zabezpečí vaše příjmy.
9. Nedělejte vše za nízké ceny a nepřetěžujte se: Účtujte si férové ceny a udržujte pracovní zátěž v rozumných mezích. Pomůže vám to udržet rovnováhu mezi prací a osobním životem a zachovat kvalitu služeb.
10. Stále se učte a pečujte o sebe: Pravidelně se vzdělávejte a dělejte si přestávky. Spojte se s dalšími virtuálními asistenty pro vzájemnou podporu a případné sdílení zakázek při vytížení. Pomůže vám to zlepšovat se a udržet si duševní pohodu.

Klienty můžete hledat na specializovaných webových portálech pro freelancery či na sociálních sítích (např. LinkedIn), případně můžete využít agentury, jež se zprostředkováním práce virtuálních asistentek přímo zabývají. Nezapomeňte si vytvořit kvalitní portfolio, které bude prezentovat vaše dovednosti a zkušenosti.

Výhody a nevýhody práce virtuální asistentky

Práce virtuální asistentky má mnoho výhod, jako je flexibilita, možnost výdělku z domova, vlastní tempo práce a možnost výběru klientů a projektů. Na druhou stranu je potřeba počítat s tím, že se jedná o práci na IČO, takže si musíte založit živnost a hradit zdravotní a sociální pojištění.

Nějaké prostředky budete muset investovat do vzdělání, pokud chcete na trhu uspět. To neznamená, že byste musely utrácet desetitisíce. Začněte pomalu a nejprve nabízejte služby, které už umíte. Postupně se vzdělávejte a rozšiřujte své portfolio služeb, díky čemuž se stanete žádanější a budete si moci účtovat vyšší částky.

Autor: Michaela Svobodová